Descobrindo o IBM Lotus Forms Turbo

O IBM Lotus Forms Turbo realiza a automatização dos processos de negócio baseados em formulário. Melhore a coleta de dados e informações pertinentes ao negócio através de formulários web (eForms). Crie e compartilhe de modo simples, fácil, rápido e sem possuir conhecimento algum a respeito de TI ou linguagem de programação.

A utilização de formulários eletrônicos pode variar desde pesquisas à aprovações, pedidos de fornecedor, feedbacks/revisão, notificação ou registro até emprego, entre outras finalidades.

Com ele é possível gerenciar todo o ciclo de vida dos formulários com um único aplicativo baseado na Web. Você pode compor formulários para coletar e reunir informações de um público, que poderão preencher e enviar-las e ficam armazenadas no aplicativo, para que seja possível a realização de uma análise. Torne mensurável as informações para que possam auxiliar na tomada de decisões de negócios.

"Mede o que é mensurável e torna mensurável o que não o é"
(Galileu Galilei)

Pré-requisitos:

- Não é necessário conhecimento avançado sobre a tecnologia da informação

- Não é necessário conhecimento sobre linguagem de programação;

- É necessário estar conectado à uma rede de internet e ter um web browser instalado.

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Pós-condição:

- É possível distribuir o formulário através de link e as pessoas podem responder em qualquer lugar e a qualquer momento, através de um web browser;

- É possível consolidar os dados em uma planilha de forma automatizada;

- Dependendo do tipo de dado pesquisado, é possível criar gráficos com a própria ferramenta.

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Fluxograma:

Figura 1

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Exemplo de eForm:

Para este exemplo, irei utilizar o IBM Lotus Forms Turbo que se encontra disponível no site do Lotus Greenhouse (greenhouse.lotus.com), local onde encontram-se disponíveis o catálogo de soluções Lotus e WebSphere Portal, para uso de forma gratúita e por tempo ilimitado.

Um detalhe atualmente disponível na versão do IBM Lotus Forms Turbo do Lotus Greenhouse, é a organização dos eForms através de pastas.

Figura 2

Agora iremos aos passos de criação de um formulário eletrônico através do IBM Lotus Forms Turbo, dentro do Lotus Greenhouse:

1. Clicar em Criar Formulário → Criar Formulário (Figura 3)

Figura 3

2. Irei apresentar-lhes às funções de cada item do menu, localizado à esquerda:

Figura 4

• Cabeçalho da Página: Como o próprio nome indica, o cabeçalho que vai ao formulário pode conter uma imagem, um título e/ou um subtítulo.

Figura 5

• Seção : A seção é um fator delimitador, ou seja, ela é responsável por agrupar itens e delimitar o espaço deles. Exemplo disso é adicionar uma seção para dados gerais de um participante de algum evento e outra seção para ele preencher as informações de pesquisas, que podem ser mensuradas (figura 6).

Figura 6

A seção ainda pode ser utilizada para criação de regras, por exemplo, ao selecionar uma opção em específico, dentro de uma gama de opções disponíveis, um determinado campo é habilitado para que o participante informe o dado (figura 7).

Figura 7

• Campo de Entrada: É o campo onde o participante pode digitar para adicionar uma informação. Ela pode ser obrigatória ou não, como pode ser observado na figura 6, na seção de dados gerais, localizada ao lado esquerdo, onde os campos em cor amarela (nome e email) são obrigatórios e o campo em cor branca (telefone) é de caráter não obrigatório. Lembrando que só será possível encaminhar o email caso os campos obrigatórios sejam preenchidos, caso contrário será apresentada uma mensagem ao participante (figura 8). É um item que pode ser definido como obrigatório ou não.

Figura 8

• Enviar: É o conhecido botão de "Submit", onde a adição deste elemento ao formulário permite que o participante envie os dados preenchidos e são validados os campos obrigatórios, verificando se os mesmos foram preenchidos.
• Enviar para Revisão: A função do botão de enviar para revisão é similar ao botão de enviar, porém ele será enviado para um pessoa revisar as informações e informar que o formulário foi aprovado ou negado. A revisão pode ser enviada de duas formas:

1. O participante pode digitar um email da pessoa que irá revisar, podendo ser ela própria, um gestor ou outra pessoa responsável pelas informações.
2. É possível enviar para um email pré-definido e o participante não pode alterá-lo.

• Pesquisa de Opinião: A pesquisa de opinião permite coletar dados que possuem uma escala, ao qual o criador da pesquisa pode definir. Por exemplo, para coletar informações do grau de satisfação do participante sobre o evento e as respostas possíveis poderiam ir em uma escala de 0 à 10 ou 1 à 5 ou de Excelente à Insatisfatório. Após definido uma escala, as perguntas que se seguem na pesquisa de opinião seguem o padrão definido de escala, como pode ser observado na seção de pesquisa de opinião, localizado ao lado direito, na figura 6. Pode-se permitir que o participante seleciona uma opção apenas, ou mais de uma opção. É um item que pode ser definido como obrigatório ou não.
• Lista Suspensa: Conhecida também como "Dropdown List" este item oferece a possibilidade do usuário selecionar uma das opções disponíveis em uma lista. Pode-se exemplificar este item como a seleção de um país de orígem do participante, como pode ser observado na seção de dados gerais, localizado ao lado esquerdo, na figura 6. É um item que pode ser definido como obrigatório ou não.
• Opções: Pode-se adicionar uma lista de opções para que o participante selecione, pode-se permitir que o participante seleciona uma opção apenas, ou mais de uma opção. Exemplo de seleção de opção única pode ser observado na figura 6 em dados gerais, seção localizada ao lado esquerdo, no item denominado "sexo", onde o participante seleciona se é masculino ou feminino. É um item que pode ser definido como obrigatório ou não.
• Seletor de Data: Permite solicitar a informação de data de nascimento, evento em que participou, recebimento de um produto, entre outras opções para requerimento de data. Um exemplo pode ser visto na figura 31 em dados gerais, seção localizada ao lado esquerdo, no item denominado "data de nascimento", onde o participante seelciona a data através de um mini calendário.
• Link da Web: Permite informar um link para os participantes. Um exemplo pode ser observado na figura 9.

Figura 9

• Rótulo do Texto: Também conhecido como "Label", os rótulos do texto permitem apresentar informações aos participantes que estão preenchendo o formulário. Pode ser observado na figura 19 um exemplo de uso deste item, que se encontra logo abaixo do cabeçalho da página.
• Anexos: Permite aos participantes inserir um anexo ao formulário (figura 10).

Figura 10

3. Agora irei explicar os itens do menu superior:

Figura 11

	Salvar
	Retorna à Biblioteca, semelhante à função Cancelar
	Visualiza o formulário
	Aplica um tema ao formulário
	Insere regras de exibição ao formulário

4. Agora adicionaremos um cabeçalho ao nosso formulário

4.1 – Clique ou arraste e solte o "Cabeçalho da Página" para dentro da seção

Figura 12

4.2 – Adicione uma imagem, texto para o título e/ou subtítulo (Figura 13)

Figura 13

4.4 – O resultado será este apresentado na figura 14

Figura 14

5. Iremos ocultar a borda e renomear a seção onde o cabeçalho se encontra:

5.1 – Clique sobre o ícone, demosntrado na figura 15, ou clique duas vezes sobre a borda do quadro:

Figura 15

5.2 – Adicione as seguintes informações apresentadas na figura 16:

Figura 16

5.3 – O resultado disso será como mostrado na figura 17:

Figura 17

5.4 – Adicione um rótulo do texto dentro da mesma seção do cabeçalho da página, para informar aos participantes que irão preencher (figura 18):

Figura 18

5.5 O resultado disso será (figura 19):

Figura 19

6. Iremos agora adicionar os campos para coleta de informações gerais e de pesquisa de opinião:

6.1 – Crie duas novas seções para isto, colocando-as lado a lado:

Figura 20

Figura 21

Obs.: O Rótulo é o texto que aparece na tela para o participante. O Nome dos dados é o texto de identificação, que aparecerá no relatório.

6.2 – Adicionaremos os campos para a coleta de informações (campos de nome, email e data de nascimento com a opção de campo obrigatório selecionado):

Figura 22	Figura 23
Figura 24	Figura 25
Figura 26	Figura 27

Obs.: O Nome do relatório é o texto que aparece na tela para o participante. O Nome dos dados é o texto de identificação, que aparecerá no relatório.

6.4 – O resultado disso ficará como demonstrado na figura 28:

Figura 28

Obs.: Lembrando que os campos na cor amarela, são os campos obrigatórios.

7. Agora iremos adicionar as informações à seção de pesquisa de opinião:

7.1 – Insira uma pesquisa de opinão à seção de pesquisa de opinão:

Figura 29

Figura 30

7.2 – O resultado ficará da seguinte forma (figura 31):

Figura 31

8. Agora iremos inserir mais duas seções, uma em baixo da outra, para que possamos aplicar uma regra na segunda seção e torná-la visível somente quando uma determinada opção for selecionada em outra seção. Veremos isto mais a frente:

Figura 32

Figura 33

9. Vamos popular estas duas seções:

9.1 – Dentro da seção de Recomendação, inserir um item de opção:

Figura 34

9.2 – Dentro da seção de sugestão, iremos inserir um campo de entrada:

Figura 35

10. Iremos inserir mais uma seção para coleta de mais algumas informações:

Figura 36

11. E vamos preencher esta nova seção com mais um item de opção, porém agora sendo permitido a seleção de mais de uma opção:

Figura 37

Figura 38

12. E adicionaremos a última seção e dentro dele irá o botão de enviar para revisão

12.1 – Insira uma nova seção:

Figura 39

12.2 – Insira um botão de enviar para revisão:

Figura 40

Figura 41

Obs.: A diferença entre o botão de envio e o botão de envio para revisão são alguns campos que aparecem no relatório. No caso de revisão é necessário possuir registro, que neste caso, estar registrado no Lotus Greenhouse.

13. Agora vamos definir a regra para aparecer a seção de sugestão, quando o participante selecionar a opção “Não”, referente à seção de recomendação:

13.1 – Clicar no ícone demonstrado na figura 42, localizado no menu superior à esquerda:

Figura 42

13.2 – Aplicar as configurações demosntradas na figura 43:

Figura 43

14. Por fim iremos salvar este formulário criado (figura 44) e clicar em biblioteca para sair da interface de edição do formulário (figura 45).

Figura 44

Figura 45

15. Agora vamos publicar este formulário:

Figura 46

16. Coletamos o link para ser enviado aos participantes preencherem o formulário criado, no campo URL do formulário:

Figura 47

Obs.: Como nosso formulário possui um botão de enviar para revisão, selecionamos a opção de que somente usuários registrado podem submeter o formulário.

17. O formulário agora encontra-se publicado e disponível para circulação e não poderá mais ser editado. Os participantes que irão preencher o formulário serão apresentados na seguinte interface:

Figura 48

18. Preencha o formulário com dados fictícios para verificar como serão apresentados os dados para relatório. Feito isso será apresentado a seguinte interface de confirmação:

Figura 49

19. Como adicionamos o botão de revisão, uma nota será enviado (figura 50 e 51) para o e-mail determinado na configuração do passo 12.2

Figura 50

Figura 51

20. Agora o revisor terá de acessar o link disponibilizado em nota e poderá visualizar todas as informações que o participante preencheu, cabendo a ele aprovar ou rejeitar.

Figura 52

Figura 53

21. Agora iremos verificar o que está registrado. É possível verificar dado de participante a participante em um modo gráfico ou os dados de todos os participantes através de um modo relatório.

21.1 – Para o modo gráfico, confira nos passos a seguir.

21.1.1 – Clique em (demonstrado na figura 54):

Figura 54

21.1.2 – Será apresentado uma lista de pessoas que submeteram o formulário. É possível acompanhar os resultados preenchidos, na própria interface de preenchimento do fomrulário, pelo participante clicando no ícone de número 1, observado na figura 55. Ainda é possível transformar esta visualização em pdf, para isso basta clicar no ícone de número 2, observado também na figura 55.

Figura 55

22.1 – Para o modo relatório, confira nos passos a seguir.

22.1.1 – Clique em (demosntrado na figura 56):

Figura 56

22.1.2 – Será apresentado a seguinte interface (figura 57):

Figura 57

22.1.3 – É possível ainda montar um gráfico e/ou exportar o relatório para .csv ou .xls. Para realização destas ações, ambos podem ser localizados nos quadros à esquerda.

Figura 58

22. Para finalizar, iremos realizar uma cópia/download deste mesmo formulário para que seja utilizando em outra oportunidade. No caso da cópia, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o formulário desejado e selecionar a opção “Duplicar”. Caso queira realizar o download e importar em outra conta do IBM Lotus Forms Turbo ou ainda deixar como backup, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o formulário desejado e selecionar a opção “Fazer Download”.

Figura 59

Caso queira apagar o formulário, basta clicar no ícone com o símbolo de uma lixeira.

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Conclusão

Através deste exemplo de uma pesquisa de opinião para um evento, é possível observar que passamos por todo o ciclo de vida de um formulário. Acompanhamos sua concepção, distribuição, visualização dos dados preenchidos pelos participantes e então a análise de um conjunto de informações de diversos participantes que preencheram este formulário.

Foi possível também verificar a facilidade em utilizar a ferramenta que apresenta as informações de modo intuitivo, com a possibilidade de adicionar regras e sem a necessidade de escrever alguma linha de código.

Com os dados coletados através do formulário e a possibilidade de visualiza-las através de um modo gráfico e/ou em forma de relatório, torna-se possível consolidar, analisar e então mensurar com mais eficiência e de forma mais eficaz.

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Referências

• Produtos IBM – IBM Lotus Forms Turbo
• InfoCenter – IBM Lotus Forms Turbo
• Lotus Greenhouse

Sobre o autor

Cleyton Kano é IT Specialist da equipe técnica de ICS (Lotus) da IBM Brasil Software Group em São Paulo. Ele apresentou: um webcast através do LotusLive sobre xPages e as novidades da versão 8.5.2 do Lotus Domino Designer; um PoT (Prova de Tecnologia) de Notes & Domino 8.5 e de SocialBusiness para clientes, parceiros IBM e IBMistas; uma capacitação interna sobre LotusLive, com foco no LotusLive Meetings. Além de publicar alguns artigos para o DeveloperWorks a respeito de xPages, LotusLive Meetings e Events e agora trazendo mais informações a respeito do IBM Lotus Forms Turbo.

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Índice

• Pré-requisitos:
• Pós-condição:
• Fluxograma:
• Exemplo de eForm:
• Conclusão
• Referências
• Sobre o autor
• Comentários

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