Moderne Arbeitswelten

Transformation der internen Unternehmenskommunikation

Eine moderne, interaktive und durch Social Networks angereicherte interne Unternehmenskommunikation ist nicht zwingend eine Frage einer bestimmten Generation. Dies habe ich im Beitrag ‘Social Networking ist keine Generationenfrage’ bereits verdeutlicht. Es gibt einige Vorteile, aber auch vermeintliche Nachteile eines internen sozialen Netzwerkes. Warum es sich für Sie dennoch lohnt, in die Transformation Ihrer Unternehmenskommunikation zu investieren.

Was will der Nutzer?

Oft wird ein neues Intranet, das in vielen Fällen eingeführt wird, um die interne Kommunikation zu modernisieren, als zusätzliches Tool in einem ohnehin schon großen Blumenstrauß an Applikationen, Prozessen und Systemen betrachtet. Es ist weder klar genug zu anderen existierenden Systemen abgegrenzt, noch löst es andere Systeme ab. Geschweige denn, dass es Ihre Mitarbeiter bei der effizienteren Erledigung ihres täglichen Jobs unterstützt. Es wird oft „nebenbei“ eingeführt, nicht gebührend kommunikativ begleitet und es wird nicht selten als eines von vielen internen Systeme angesehen. Warum ist das so und warum passiert das immer wieder?

Weil zu Beginn vieler Projekte vergessen wird, die späteren Nutzer nach ihren tatsächlichen Anforderungen zu fragen. „Was braucht ihr tatsächlich an Unterstützung“, „Welche Informationen benötigt Ihr und ich welcher Form?“ oder „Welche Funktionen sollten zukünftig über eine solche Plattform abgedeckt werden?“. So wurden in der Vergangenheit viele Intranet-Projekte mit großen Erwartungen gestartet und sind dann nicht zum erwarteten Erfolg geworden. Nicht etwa, weil das Projekt schlecht lief oder die ausgewählte Plattform die Falsche ist. Mitarbeiter nehmen das (neue) Intranet nicht als Erneuerung, Fortschritt oder als eine tägliche effektive Unterstützung war. Wenn das neue Intranet zusätzlich weiterhin den oftmals negativ behafteten Namen ‘Intranet’ trägt, kommt noch mehr Verwirrung auf und die Akzeptanz der Mitarbeiter ist von Beginn an unter Normal Null.

Aber abgesehen von all den möglichen Beschwerlichkeiten und möglicherweise auftretenden Herausforderungen für Organisation, Mitarbeiter und IT, haben sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen Vorteile durch die Nutzung eines internen Kommunikationstools wie es ein internes Netzwerk, in vielen Unternehmen ein Social Intranet, sein kann. Fangen wir also mit den Vorteilen für Ihre Mitarbeiter an. (*)

Mitarbeiter fühlen sich als Teil des Ganzen

Sie ermöglichen mit einem internen Netzwerk eine dialogorientierte Kommunikation und geben Ihren Mitarbeitern bereichs- und hierarchieübergreifend die Möglichkeit, sich mit jedem im Unternehmen auszutauschen und sich aktiv an der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens zu beteiligen. Ja, der offene Austausch und das Teilen von Wissen trägt zum Unternehmenserfolg und somit zur stetigen Weiterentwicklung bei. Diesem wichtigen Schritt zur Transformation stehen in vielen Fällen existenzielle Ängste gegenüber. Die Angst des Managements vor dem Kontrollverlust und die Angst der Mitarbeiter, das Wissen zu verlieren, das ihnen gegenüber anderen einen eventuellen Vorteil verschafft.

Flache Hierarchien werden noch flacher und bestehende Silos werden aufgebrochen. Eine solch zentrale Plattform – wie beispielsweise ein modernes Intranet – kann dafür sorgen, dass Mitarbeiter noch mehr das Gefühl haben Teil der “Unternehmensfamilie” zu sein. Vielleicht haben sie dieses Gefühl hierdurch aber auch zum ersten Mal oder seit langer Zeit mal wieder. Vor allem wenn man Mitarbeiter zu Beginn eines Projektes völlig losgelöst von jeglicher technischen Diskussion nach Ihren Wünschen und Anforderungen befragt hat und sie während der Entwicklung bzw. der Einführung eines solchen Tools wieder mit einbindet um Feedback einzuholen. Dies ist aber nicht nur ein Vorteil für Ihre Mitarbeiter, sondern auch ein sehr wichtiger für das Unternehmen. Es sorgt dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter wahrgenommen fühlen, glücklicher sind, produktiver werden und auch im privaten Umfeld positiv über Sie als Arbeitgeber sprechen.
Positionierung als Experte

Durch die Möglichkeit sich aktiv an der unternehmensweiten Kommunikation zu beteiligen, haben Mitarbeiter die Möglichkeit sich als Experte zu positionieren. Eines der immer wieder genannten Ziele von Intranet-Projekten ist es, die Suche nach Experten zu verbessern. Verbesserung der Suche nach Experten heißt in diesem Zusammenhang, diese schneller und präziser zu machen. Dies führt zu einer weiteren Top-Anforderung in fast jedem Projekt – und zwar nach einem zentralen Mitarbeiterverzeichnis, welches sich zum einen aus einem Active Directory (AD) bzw. einer zentralen Datenquelle und durch den Mitarbeiter individuell eingepflegte Details zusammensetzt.

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 Mitarbeiter können sich im Intranet als Experte positionieren.

Mitarbeiter haben in diesem zentralen Profil die Möglichkeit, ihr Profil selbstbestimmt zu ergänzen und sich so auch als Experte für ein bestimmtes Thema zu positionieren. Ein oft aufgezeigter Anwendungsfall aus dem Alltag vieler Wissensarbeiter ist, die schnelle Suche nach einem Kollegen, welcher eine Textpassage aus einer Fremdsprache übersetzen kann. Diese Informationen finden Sie in der Regel nicht über die Felder, die aus dem AD importiert wurden, sondern nur über die Details, die der Mitarbeiter selbst eingepflegt hat. Aus diesem Grunde ist ein erweitertes und durch den Nutzer editierbares Profil von entscheidender Bedeutung. Sowohl für die Erreichung der Ziele des Intranets, als auch der strategischen Unternehmensziele und der Akzeptanz des Tools durch Ihre Mitarbeiter.
Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter

Wer von uns kennt nicht die Situation, sich in ein eingespieltes Team oder Unternehmen einarbeiten zu müssen. Dies kann sowohl der Neueintritt in ein neues Unternehmen oder auch in ein Projektteam sein. In beiden Fällen steht eine schnelle, effektive und qualitativ hochwertige Einarbeitung im Fokus.
Haben Sie schon mal versucht ein neues Teammitglied mit Hilfe von E-Mails in ein bestehendes Projektteam einzuarbeiten? Ein Ding der Unmöglichkeit. Viel einfacher wird dies, wenn Sie beispielsweise in der Projektarbeit in einem virtuellen Arbeitsraum zusammenarbeiten. Dabei kommunizieren Sie mit allen Mitgliedern des Teams über einen zentralen Nachrichtenstrom (Activitystream) und legen Dokumente zentral ab. Also ganz ähnlich wie es Ihre Mitarbeiter auch von externen Plattformen bereits kennen. Kommt nun ein neues Teammitglied dazu, geben Sie ihm einmalig Zugriff auf den Teamraum und befähigen ihn, sich zentral über das Projekt zu informieren. Ohne Mail und das Weiterleiten von Dokumenten in einem eventuell nicht mehr aktuellen Status. Trauen Sie Ihren Mitarbeitern diese Art der Zusammenarbeit zu. Probieren Sie dies in ausgewählten Projekten oder Unternehmensbereichen aus. Nutzen Sie das Feedback zur Weiterentwicklung und kommunizieren Sie „gute Beispiele“ intern als Success Stories und betreiben Sie hiermit Werbung für Ihre neue Plattform.
Zukünftiger Markenbotschafter für das Unternehmen

Zu einer funktionierenden Unternehmenskommunikation sollte auch gehören, dass Ihre Mitarbeiter langfristig in externen sozialen Netzwerken als Markenbotschafter fungieren. Ihre Mitarbeiter fühlen sich, nachdem sie sich erfolgreich im internen Netzwerk versucht haben, in den externen sozialen Netzwerken sicher und können Ihr Unternehmen authentisch repräsentieren. Was möchte jedes Unternehmen in sozialen Netzwerken möglichst vermeiden? Negative Berichterstattung, Stichwort Shitstorm! Ok, es muss nicht immer gleich die schlimmste Variante sein. Es wird über Sie bzw. Ihr Unternehmen geredet. Auch in den hinlänglich bekannten sozialen Netzwerken wie etwa Twitter, Facebook oder Instagram. Egal ob Sie dies möchten oder ob Sie dies gut finden. Es passiert.
Der entscheidende Vorteil, den Sie zum einen mit der eigenen Präsenz als auch mit der Ihrer Mitarbeiter haben, ist, dass Sie es mitbekommen und entsprechend reagieren können. Egal ob positiv oder negativ. Haben Sie Ihre Mitarbeiter dazu befähigt sich frei und sicher in den Netzwerken zu bewegen, haben Sie zusätzlich eine enorm starke Community hinter sich. Nutzen Sie diese! Machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Markenbotschaftern. Dies kann durch deren positive Erfahrungen, von welchen sie öffentlich berichten, mittel- bis langfristig auch Auswirkungen auf die Gewinnung neuer Mitarbeiter haben. Denn auch diese sind auf Netzwerken wie Facebook oder Twitter unterwegs und informieren sich, genauso wie Arbeitgeber dies auch tun, über ihren zukünftigen Arbeitnehmer.

Kürzere Innovationszyklen für Produkte und Dienstleistungen

Unternehmen haben sich in der Vergangenheit oftmals sehr stark auf den Auf- und Ausbau ihrer externen Social-Media-Plattformen konzentriert. Oftmals versprach man sich hierdurch einen schnellen Umsatzzuwachs, bei vergleichsweise geringen Einsatz. Sowohl was das dafür benötigte Personal angeht, als auch in finanzieller Hinsicht gehen Unternehmen hierbei oft von falschen Grundlagen aus. Nicht selten ist hierfür ihre Unsicherheit oder Unerfahrenheit schuld. Ein nach wie vor sehr verbreiteter Irrglaube, wie ich finde, ist ebenfalls, dass die Verantwortung für den Social-Media-Bereich „auf die leichte Schulter“ genommen wird. Die authentische Bespielung der Kanäle wird heutzutag und einer immer komplexer werdenden Tool-Landschaft ist dies nicht mehr nebenher zu schaffen. Im Klartext heißt das, es ist kein „Azubi-Job“ und auch kein Job welchen man „on Top“ zur eigentlichen Funktion machen kann.

Verbindet man aber die externen Kanäle mit denen der internen Kommunikation, mittels einer integrierten Kommunikationsstrategie, erzielt man aus Sicht der Unternehmen einen viel größeren Effekt im Sinne der Unternehmensentwicklung. Man hat mehr als jemals zuvor die große Möglichkeit, die gezielte Weiter- und Neuentwicklung von Produkten und Dienstleistungen basierend auf dem Feedback der Kunden zu betreiben. Kunden haben beispielsweise via Twitter oder Facebook einen nie zuvor dagewesenen direkten Draht zum Unternehmen. Nehmen Sie diesen Ball auf und machen Sie sich den Kontakt zu Ihren Kunden zu Nutze. Seien Sie mutig und gehen Sie in den Dialog. Denn wie gesagt: Ihre Kunden sprechen über Ihr Unternehmen, Ihren Service oder Ihre Produkte. Egal ob mit oder ohne Sie.
(*) Die Liste lässt sich für beide Seiten noch erweitern und übernimmt keine Gewähr auf Vollständigkeit.

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